Metoda GTD. Arta productivitatii fara stres

Metoda GTD – Arta productivitatii fara stres reprezinta editia completa, revizuita a volumului bestseller publicat pentru prima data in 2001, iar aplicabilitatea metodologiei dezvoltate de David Allen pentru productivitate personala si organizationala isi gaseste functionalitatea si utilitatea la nivel global. Productivitatea noastra este direct proportionala cu abilitatea de a ne relaxa. Doar atunci cand mintea este limpede si gandurile sunt organizate putem obtine rezultate eficiente si ne putem dezlantui potentialul creativ. David Allen aduce o noua claritate asupra puterii obiectivului, naturii esentiale a relaxarii, precum si instructiunilor inselator de simple pentru a duce lucrurile la bun sfarsit. El utilizeaza o experienta vasta, istorii personale si reteta sa proprie pentru simplitate, viteza si distractie. - Frances Hesselbein, presedinte, consiliul de guvernatori, Institutul Leader to Leader Metoda GTD ofera sprijin in deprinderea noilor aptitudini mentale necesare intr-o epoca a multitaskingului si a supraincarcarii. - Sue Shellenbarger, The Wall Street Journal Principiile productivitatii propuse de David Allen izvorasc din idei marete… dar sunt in acelasi timp si eminamente practice. - Keith H. Hammonds, Fast Company Metodele prezentate in carte sunt bazate pe trei obiective-cheie: 1. Sa captati toate lucrurile care ar putea fi realizate sau care au utilitate pentru dumneavoastra intr-un sistem logic si de incredere in afara mintii si gandurilor proprii; 2. Sa luati inca din faza initiala decizii privind toate „inputurile” carora sa le permiteti accesul in viata dumneavoastra, astfel incat veti avea intotdeauna un inventar aplicabil de actiuni viitoare pe care le puteti implementa si negocia pe loc; 3. Sa va ocupati de tot acel continut si sa-l coordonati, utilizand recunoasterea nivelurilor multiple de angajamente, fata de propria persoana si fata de altii, pe care le veti avea in joc, in orice moment. Bun-venit intr-o mina de aur plina de observatii referitoare la strategii pentru a avea mai multa energie, pentru a fi mai relaxat, a dobandi mai multa claritate si prezenta in clipa de fata, in orice activitate pe care o desfasori, si pentru a face mult mai multe lucruri, cu mult mai putin efort. Stiu ca iti place sa rezolvi lucruri si sa le rezolvi bine si totusi vrei sa si savurezi viata in feluri care par din ce in ce mai greu de atins, sau chiar de-a dreptul imposibile, daca muncesti prea mult. Aceasta nu trebuie sa fie o problema de tipul „ori-ori”. Este posibil sa faci eficient un anumit lucru si sa existi in acelasi timp cu placere, in mediul tau de lucru obisnuit si cotidian. Eu cred ca eficienta este un lucru bun. Poate ca ceea ce faci tu este important, interesant sau util; sau poate ca nu este, dar trebuie facut oricum. In primul caz, vrei sa obtii un beneficiu cat mai mare de pe urma investitiei tale de timp si energie. In cel de-al doilea, vrei sa treci mai departe la alte lucruri, cat de repede poti, fara vreun detaliu nerezolvat si iritant. Arta de a-ti odihni mintea si puterea de a inlatura din aceasta toate nelinistile si grijile este probabil unul dintre secretele celor mai mareti oameni ai nostri. - Capitanul J.A. Hatfield Si indiferent de activitatea pe care o desfasori, probabil ca ti-ar placea sa fii mai relaxat, mai increzator ca orice ai face in clipa aceea este exact ceea ce ar trebui sa faci — sa iesi la o bere cu personalul tau dupa program, sa iti privesti copilul adormit in patutul sau, la miezul noptii, sa raspunzi la e-mailul pe care-l ai in fata sau sa petreci, dupa incheierea sedintei, cateva minute informale cu potentialul nou client este exact ceea ce ar trebui sa faci, chiar atunci cand o faci. Scopul meu principal in scrierea acestei carti a fost de a te invata cum sa fii cat se poate de eficient si de relaxat, oricand ai nevoie sau vrei sa fii asa. Cum iti dai seama ca ceea ce faci este ceea ce ar trebui sa faci, in orice moment? Niciun software, seminar, notebook tare, telefon inteligent sau chiar declaratie a misiunii personale nu o sa-ti ofere mai mult de douazeci si patru de ore intr-o zi, nu o sa-i simplifice continutul si nici nu va lua aceasta hotarare, adeseori dificila, in locul tau. Utilizate adecvat, instrumentele de genul acela iti pot oferi un sprijin in deciziile tale, dar ele, in sine si de la sine, nu iti ofera controlul si nici nu te ajuta sa te concentrezi. In plus, tocmai cand vei invata cum sa iti amplifici productivitatea pana la un anumit nivel, vei avansa sau vei fi fortat spre urmatoarea transa acceptata de responsabilitati si obiective creative, ale caror noi dificultati vor sfida capacitatea oricarei formule simple, oricarui termen la moda sau a oricaror noi dispozitive mobile digitale de a te readuce „in joc” pentru urmatoarea etapa, in viata personala si profesionala. Este posibil ca tu sa-ti fi stabilit obiceiuri si instrumente personale care functioneaza pentru un timp, dar o schimbare majora, cum ar fi o transformare substantiala in privinta locului de munca, primul copil sau cumpararea unei case, le va pune la incercare sustenabilitatea si iti va crea, probabil, mari batai de cap (daca nu chiar haos!). Cat priveste metodele, acestea pot fi milioane si milioane, dar principiile sunt putine. Omul care intelege principiile isi poate alege cu succes propriile metode. Omul care incearca metode ignorand principiile va avea cu siguranta necazuri. — Ralph Waldo Emerson Dar chiar daca nu exista vreo tehnica sau vreun instrument unic pentru a perfectiona organizarea si productivitatea, exista lucruri cat se poate de concrete pe care le facem pentru a le facilita. De-a lungul anilor am descoperit procese simple pe care putem invata cu totii sa le utilizam si care ne vor imbunatati enorm capacitatea de a aborda proactiv si constructiv realitatile cotidiene ale lumii, in timp ce ne simtim in continuare conectati la prioritatile noastre mai bogate ca semnificatie. Si acele practici s-au dovedit, de-a lungul vremii, a fi viabile in mod universal. Ele se aplica si daca incerci sa-ti rezolvi tema pentru acasa, cand ai doisprezece ani, si daca ai nevoie sa te regrupezi in privinta strategiilor corporatiei tale, dupa ultima sedinta cu conducerea… si la orice se incadreaza intre cele doua. Ceea ce urmeaza este o compilatie a peste trei decenii de descoperiri in domeniul productivitatii personale si organizationale — un ghid pentru a maximiza rezultatele si a minimiza eforturile, intr-o lume in care munca este din ce in ce mai voluminoasa, mereu in schimbare si ambigua. Metodele pe care le-am descoperit s-au dovedit a fi extrem de eficiente in toate tipurile de organizatii, la fiecare nivel profesional, de la o cultura la alta si chiar si acasa si la scoala. Anxietatea este provocata de o lipsa de control, organizare, pregatire si actiune. - David Kekich Directorii executivi de la varf cauta sa impuna un standard de executie nemiloasa pentru ei insisi, pentru angajatii lor si culturile lor organizationale si sa-si pastreze, de asemenea, vietile personale in echilibru si in functiune, intr-un mod adecvat. Ei stiu, si o stiu si eu, ca in spatele usilor inchise, dupa program, raman telefoane fara raspuns, sarcini care trebuie delegate, chestiuni neprocesate, din sedinte si conversatii, raspunderi ale unor persoane cu functii de conducere, care inca nu sunt clarificate si nu se afla sub control, responsabilitati personale negestionate si zeci de e-mailuri potential importante, printre sutele (sau chiar miile) inca neabordate. Multi dintre acesti afaceristi au succes deoarece crizele pe care le rezolva si oportunitatile de care profita sunt mai mari decat problemele pe care le tolereaza si pe care le creeaza in propriile birouri, case si serviete. Dat fiind insa ritmul afacerilor si al vietii in ziua de azi, ecuatia este adeseori pusa la indoiala. Si, chiar mai important pentru multi, oamenii nu acorda atentia cuvenita pieselor de teatru de la scoala ale copiilor lor, jocurilor sportive sau intrebarilor despre viata puse cand e ora de culcare sau, pur si simplu, nu sunt capabili sa „se afle aici si acum” nicaieri, niciodata. O angoasa ambianta se infiltreaza pretutindeni in societatea noastra — avem sentimentul ca probabil exista, intr-un fel, ceva ce ar trebui sa facem, dar nu facem, ceea ce creeaza o tensiune pentru care nu se gaseste nicio solutie si de care nu putem scapa. Pe de o parte, avem nevoie de instrumente confirmate care ii pot ajuta pe oameni sa-si focalizeze energiile strategic si tactic, fara sa lase nimic sa alunece printre crapaturi. Pe de alta parte, trebuie sa cream astfel de obiceiuri de gandire si medii de lucru, incat persoanele carora le pasa cel mai mult si sunt cel mai implicate sa nu clacheze din cauza stresului. Avem nevoie de standarde pozitive pentru munca si pentru stilul de viata, care sa ii atraga si sa ii pastreze pe cei mai buni si mai straluciti oameni in organizatiile noastre si avem nevoie de practici personale si pentru acasa, care sa incurajeze claritatea, controlul si creativitatea, pentru cei pe care ii iubim si, cel mai important, pentru noi insine. Pe masura ce citesti sau rasfoiesti cartea, vei fi, fara indoiala, motivat sa te gandesti la felul in care ai vrea si ai putea sa implementezi lucrurile despre care voi vorbi. Vei fi extrem de avantajat daca vei face efectiv lucrurile despre care citesti, pe masura ce ele apar. Astfel, intelegerea ta va ajunge la un nivel mult mai profund si mai semnificativ. Ti se va parea util sa intelegi modelele; probabil vei descoperi ca aplicarea lor este transformationala. Cartea este impartita in trei parti. - Partea 1: descrie jocul per ansamblu, furnizand o scurta prezentare generala a sistemului si o explicatie cu privire la unicitatea si actualitatea acestuia, prezentand apoi chiar metodologiile de baza, in cea mai concentrata si elementara forma a lor. - Partea a 2-a: iti arata cum sa implementezi sistemul. Este instruirea ta personala, pas cu pas, pe tema aplicarii concrete a modelelor. - Partea a 3-a: intra si mai mult in detalii, descriind rezultatele mai subtile si mai profunde la care te poti astepta cand incorporezi metodologiile si modelele in munca si in viata ta personala. Vor exista repetitii inevitabile ale continutului in cele trei parti. Metodologia centrala este relativ simpla, dar poate fi exprimata si inteleasa la mai multe niveluri diferite de profunzime si detaliu, prin intermediul diferitelor perspective si lectii de aici. Promisiunea facuta aici a fost descrisa cu acuratete de unul dintre clientii mei, care a scris: „Cand am aplicat cu regularitate principiile acestui program, mi-au salvat viata… cand le-am aplicat cu convingere, mi-au schimbat viata. Acesta este vaccinul impotriva pompierismului cotidian (asa-zisele solicitari urgente si de criza din orice zi de lucru obisnuita) si un antidot la dezechilibrul pe care multi oameni il atrag asupra lor insisi.”